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SFA運用失敗 パターン4~情報の二重管理は危険!?~

SFA運用失敗 パターン4

こんにちは、エクレアラボの高山です!

本日も、SFA(営業支援システム)導入の検討手順や運用時の注意点などについて、
我々の持っているノウハウを皆様にお伝えしていきます。
SFA検討をする際やこれからSFAを導入し、これから活用する際の参考にして頂ければ幸いです。

第10回のテーマ

~SFA運用失敗 パターン4~

として、4つ目のSFAの運用失敗パターンについてお伝えします。

過去9回のSFA運用・導入に関する記事はコチラをクリックしてください。

<情報の二重管理でSFA運用失敗?>

4つ目のSFA失敗事例は「情報の二重管理」による運用失敗です。

多くの企業は、SFAを導入する際に、どのような情報を管理するのかを検討し
管理する情報を決めた際に、これまでその情報を管理していた管理帳票や
情報共有手段を、SFA運用開始後にどうするのかを考える必要があります。

その際に、現状をしっかりと整理して、運用を開始しないと
運用開始してしばらく経った際に、情報の二重管理が発生し、
SFA運用につまずいてしまうことがあるのです。

<負担の増加が運用停止の原因に>

情報の二重管理の例を挙げると
・営業部内では、SFAを活用して、営業活動の記録し、
 顧客との商談履歴や上司への日報報告を行っている。
 それと同時にサポート部門との情報共有手段として、
 従来からのExcelを利用した顧客台帳も継続して入力しているが
 入力している内容はSFAに記録している内容と重複する部分が多くある。

・営業の見込案件情報をSFAに記録して、案件管理を行っている。
 営業会議などはSFAを見ながら行ったり、上司はSFAを参照して
 見込案件情報の共有をしているが、月に1回の役員も参加する月間実績と
 次月見込状況の報告会議では、役員報告会議専用の資料を別途作成している。
 そのため、会議前になると資料作成のために時間を割いてしまっている

など、従来の情報共有手段との重複SFAに入力している情報を同じような情報を
別の資料に作成する手間が発生しているなど、SFAを導入したことによって
結果的に営業担当者の負担が増加してしまうことがあります。

その負担増が解決されることなく運用を継続していってしまうと
入力者がSFA運用に対して負担を感じることが続いてしまい、
他部門との情報共有や全社的な報告をするような従来の情報共有手段が
次第に優先されるようになることで、SFAへの入力が疎かになってしまい
SFA運用が停止してしまう原因になります。

<二重管理の解決手段>

では、二重管理の解決手段にはどのようなものがあるでしょうか?

1.従来の情報共有手段を廃止して、SFAでの情報共有に一本化
事例で挙げたようなサポート部門との共有であれば、
それをSFAで実施することが出来ないかどうかを考えて、
サポート部門へのSFA展開を検討したり、
報告会などSFAに蓄積されている情報を活用するような会議などは、
全てSFAを中心とした会議方法などに会議のやり方を変えることが
出来ないかどうかを検討し、極力、重複した入力や報告、資料作成が
発生しないようなSFAを活用した全社的な仕事のやり方を考えます

2.SFAから情報を出力して、重複作業の負担を軽減
1の解決策のような全てを一本化してスリムに運用することが出来れば
ベストですが、SFAに蓄積されないような情報を共有する必要があったり
会議用に情報を加工して、資料を作成する必要があるなど、
簡単にSFAだけで情報共有全てを実現することが出来ないこともあります。

そういった場合には、SFAに蓄積した情報をCSVファイルとして出力し、
出力された情報をコピーするなどして利用して、別の管理帳票を作成したり、
SFAから従来の管理帳票に近いものを出力し、出力された資料に不足している
SFA内には存在しない情報を追記すれば、会議用資料が完成するような機能
追加をします。
そうすることで、SFAに入力した情報を活かして、従来の情報共有を実現し
入力担当者の負荷を軽減することで、SFAを活用した上で、従来の情報共有手段も
継続して実現出来るようにします。

SFA活用方法検討

<SFA運用失敗パターン4のまとめ>

情報の二重管理を原因とした運用失敗にならないために
・運用開始前に現状をしっかりと整理する
・情報の二重管理が極力発生しないような運用方法を考える
・SFAの出力機能を活用して、蓄積された情報を活かしたやり方を検討する

従来のやり方を変えることためには、様々なハードルがありますが
共有手段ではなく共有目的を整理し、
新しいやり方で目的が達成出来ないかどうかを考え
SFA導入で仕事のやり方や情報共有手段を変えるきっかけにしましょう!

過去のSFA運用・導入に関する記事はコチラをクイックしてください。

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