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SFA検討時に整理する情報「運用」編~導入範囲を定めよ~

SFA検討時のポイント~導入範囲を定めよう~

こんにちは、エクレアラボの高山です!

本日も、SFA導入の検討手順や運用時の注意点などについて、我々の持っているノウハウを
皆様にお伝えしていきます。

第5回のテーマは

~検討時に整理する情報「運用」編 其の壱~

です。

前回までは環境編として、端末・インフラ環境と導入形態などについて整理する情報を解説しましたが
今回からは整理する情報のもう1つのポイントである「運用」面について解説していきます。

運用面で整理する情報は大きく分けて4つに分類されます。

1.対象業務範囲
2.利用社員
3.現状の情報管理手法
4.導入目的

この4つのうち、一番重要なものは、4の「導入目的」になります。
「導入目的」は少し解説が長くなりますので、次回詳しくお伝えし、今回はまず、その他の3つについてお伝えします。

<対象業務範囲>

 どのような業務でSFAを利用するのかを整理します。
 具体的には
 ・営業報告
 ・顧客情報の管理
 ・案件進捗の共有
 ・クレーム情報の蓄積
 ・会議資料作成
 など、普段の業務のどういったシーンで利用するのかを検討し、対象業務範囲を明確にします。

<利用社員>

 SFAを運用する際に、利用する社員を整理します。
 基本的には、営業部門がメインとなりますが、管理部や生産・製造・開発関連の部門など、
 営業部の活動に関連して周辺の部署でも利用する必要があるのか、役員は利用するのか
 営業部での利用がメインの場合でも、マネージメントや閲覧のみ行う社員を
 きちんと整理して、SFA導入時に必要なライセンス数を整理します

<現状の情報管理手法>

 対象業務範囲と利用社員を洗い出した上で、現在どのような方法で情報を管理、共有しているのかを整理します。
 ・営業日報
 ・顧客台帳
 ・見込案件管理表
 ・クレームカード
 ・名刺フォルダ
 ・営業会議資料
 など、これらの情報を事前に整理しておくことで、運用が始まった際に、情報が二重管理になってしまうことを防止します。
 重複する場合には重複範囲を最小限にして、運用の負荷を軽くすることも事前に考慮します。

 

このあたりの情報を整理しておくことで
「他部署とも情報共有しないと上手く活用出来ないが、ライセンス数が足りない!」
「同じような報告をこれまでの報告書とSFAの両方ですることになって手間だけが増えた・・・」
などなど、思わぬ運用トラブルが発生することもあります。
情報を整理すること自体はそれほど難しくない内容ですので、最初に整理してしまいたいですね。

次回は、検討時に整理する情報でもっとも重要な「導入目的」について解説していきます。

過去のSFA運用・導入に関する記事はコチラをクリックしてください。

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